Umowa na zastępstwo: okres wypowiedzenia, kiedy się kończy i co, gdy zastępowana osoba wróci

22 października 2026 · Piotr Nowak · 9 min czytania

Umowa na zastępstwo to umowa o pracę na czas określony zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, a okres jej wypowiedzenia jest taki sam jak przy umowach na czas nieokreślony i innych umowach na czas określony: 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące, zależnie od stażu u danego pracodawcy (art. 25¹ § 4 pkt 1 i art. 36 § 1 Kodeksu pracy). Dawny trzydniowy okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo zniesiono 22 lutego 2016 r., choć część stron i wzorów nadal go podaje.

Poniżej znajdziesz zasady zakończenia takiej umowy, przykłady z datami z 2026 r., wzór wypowiedzenia i odpowiedź na pytanie, co dzieje się, gdy zastępowana osoba wraca wcześniej albo nie wraca wcale. Na końcu pokazuję, jak wpisać zastępstwo w CV. Opisuję przepisy obowiązujące w październiku 2026 r. To informacja ogólna: szczegóły sprawdzisz w swojej umowie, u pracodawcy albo w Państwowej Inspekcji Pracy.

Czym jest umowa na zastępstwo

Kodeks pracy nie wyodrębnia umowy na zastępstwo jako osobnego rodzaju umowy. To umowa o pracę na czas określony, zawarta „w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy” (art. 25¹ § 4 pkt 1). Najczęściej chodzi o zastępstwo za osobę na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim albo wychowawczym, na długim zwolnieniu lekarskim lub na urlopie bezpłatnym.

Od zwykłej umowy terminowej różni się w trzech punktach:

• Cel jest wpisany w umowę. Umowa musi określać, że zawarto ją w celu zastępstwa (art. 29 § 1¹).
• Nie obowiązuje limit 33 miesięcy i trzech umów z art. 25¹ § 1, o ile zastępstwo rzeczywiście jest potrzebne (art. 25¹ § 4). Przyjmuje się, że takie umowy nie wliczają się też do limitu, gdy później dostaniesz zwykłą umowę terminową.
• Ciąża nie przedłuża umowy do dnia porodu (art. 177 § 3¹), o czym piszę niżej.

Pozostałe zasady są takie jak przy każdej umowie na czas określony; porównanie wszystkich umów znajdziesz w artykule o rodzajach umów o pracę.

Kiedy kończy się umowa na zastępstwo

Umowa rozwiązuje się z upływem czasu, na który ją zawarto (art. 30 § 1 pkt 4), a sama musi wskazywać czas trwania albo dzień zakończenia (art. 29 § 1 pkt 7). Zielona Linia, centrum informacyjne publicznych służb zatrudnienia, opisuje dwa sposoby: konkretną datę albo powrót zastępowanej osoby do pracy. Przy drugim umowa kończy się wraz z powrotem tej osoby, bez wypowiedzenia i bez okresu uprzedzenia.

Od tego zapisu zależy, co się stanie w nietypowej sytuacji:

• Zastępowana osoba wraca wcześniej. Przy formule „do powrotu” Twoja umowa kończy się wcześniej. Przy dacie końcowej trwa do tej daty, chyba że któraś ze stron ją wcześniej wypowie albo zawrzecie porozumienie.
• Nieobecność się przedłuża. Przy dacie końcowej umowa i tak się kończy, a dalsze zastępstwo wymaga nowej umowy. Zielona Linia wskazuje, że kolejnych umów na zastępstwo może być więcej, bez limitu liczby i łącznego okresu.
• Zastępowana osoba w ogóle nie wraca, np. sama rozwiązuje umowę w trakcie urlopu. Kodeks pracy nie reguluje tej sytuacji wprost. Przy dacie końcowej umowa trwa do tej daty; przy formule „do powrotu” poproś pracodawcę o pisemną informację, co dalej z Twoim zatrudnieniem, a w razie sporu zapytaj w PIP.

Przed podpisaniem sprawdź więc, czy umowa podaje datę, czy powrót, i jaką nieobecność obejmuje: sam urlop macierzyński czy także urlop rodzicielski, na który zastępowana osoba może przejść później.

Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo

Do 21 lutego 2016 r. umowę na zastępstwo można było wypowiedzieć z zachowaniem 3 dni roboczych (dawny art. 33¹). Ustawa z 25 czerwca 2015 r. uchyliła ten przepis i od 22 lutego 2016 r. obowiązują okresy z art. 36 § 1: 2 tygodnie przy zatrudnieniu u danego pracodawcy krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc po 6 miesiącach i 3 miesiące po 3 latach. Okres tygodniowy kończy się w sobotę, a miesięczny ostatniego dnia miesiąca (art. 30 § 2¹).

Przykład dla umowy na zastępstwo od poniedziałku 2 marca 2026 r., pierwszej u tego pracodawcy:

Jeśli zastępowana osoba wróci przed końcem okresu wypowiedzenia, a umowa ma formułę „do powrotu”, umowa skończy się wcześniej, wraz z jej powrotem. Pracodawca, który wypowiada umowę na zastępstwo, podaje przyczynę (art. 30 § 4) i zawiadamia reprezentującą Cię organizację związkową (art. 38 § 1), bo od 26 kwietnia 2023 r. dotyczy to wszystkich umów na czas określony. Szczegóły liczenia znajdziesz w artykule o okresie wypowiedzenia.

Jak wypowiedzieć umowę na zastępstwo: wzór

Wypowiedzenie składasz na piśmie (art. 30 § 3), bez podawania przyczyny. Pismo może wyglądać tak:

Zdanie w nawiasie wymaga zgody pracodawcy i nie zmienia trybu: umowa nadal rozwiązuje się za Twoim wypowiedzeniem, tylko wcześniej (art. 36 § 6). Ma to znaczenie dla świadectwa pracy i zasiłku.

Zanim złożysz wypowiedzenie bez nowej pracy, policz skutki dla zasiłku: jeśli to Ty wypowiadasz umowę, prawo do zasiłku dla bezrobotnych co do zasady nie przysługuje, z wyjątkami takimi jak zmiana miejsca zamieszkania (art. 219 ust. 1 pkt 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Doręczenie pisma i prośbę o skrócenie okresu opisuję w tekście o wypowiedzeniu umowy o pracę przez pracownika.

Ciąża na umowie na zastępstwo

Zwykła umowa na czas określony, która rozwiązałaby się po upływie trzeciego miesiąca ciąży, przedłuża się do dnia porodu (art. 177 § 3). Przy umowie na zastępstwo ten przepis nie działa (art. 177 § 3¹): umowa kończy się wraz z powrotem zastępowanej osoby albo w dacie z umowy, także w czasie ciąży.

Ochrona przed wypowiedzeniem obowiązuje natomiast jak przy każdej umowie. W okresie ciąży pracodawca może wypowiedzieć umowę tylko w razie upadłości lub likwidacji firmy (art. 177 § 1 i 4). Różnica między wypowiedzeniem a końcem umowy ma więc tu duże znaczenie: wypowiedzieć nie można, ale umowa może się skończyć sama.

Co po zastępstwie: kolejna umowa, świadectwo pracy, zasiłek

Jeśli pracodawca chce Cię zatrzymać, może zawrzeć kolejną umowę na zastępstwo, zwykłą umowę terminową albo umowę na czas nieokreślony. Po 6 miesiącach pracy możesz raz w roku kalendarzowym złożyć wniosek o umowę na czas nieokreślony (art. 29³ § 1); pracodawca odpowiada w ciągu miesiąca i przy odmowie podaje przyczynę (art. 29³ § 3). Zasady kolejnych umów terminowych opisuję w tekście o umowie na czas określony.

W dniu zakończenia umowy pracodawca wydaje świadectwo pracy, chyba że w ciągu 7 dni zawrzecie kolejną umowę; wtedy wydaje je na Twój wniosek (art. 97 § 1 i § 1¹). Koniec umowy z upływem czasu nie jest wśród sytuacji, w których ustawa o rynku pracy odbiera albo odracza zasiłek (art. 219 i 220), więc po rejestracji w urzędzie pracy zasiłek przysługuje od dnia rejestracji, jeśli spełniasz warunki stażu z art. 218 ust. 1. Szczegóły w tekście o zasiłku dla bezrobotnych po wypowiedzeniu.

Szukanie pracy zacznij, gdy znasz przybliżony termin powrotu zastępowanej osoby, i zapytaj, czy w Twojej firmie są wolne stanowiska w innych działach. Jak napisać do innych firm bez ogłoszenia, pokazuję w artykule o aplikacji bez ogłoszenia, a rytm całego procesu w planie jak szukać pracy.

Zastępstwo w CV i na rozmowie

Zastępstwo to pełnoprawne doświadczenie zawodowe i wpisujesz je jak każde stanowisko: nazwa stanowiska, firma, daty, zakres i wyniki. Dopisek „(umowa na zastępstwo)” przy dacie zakończenia wyjaśnia, dlaczego praca trwała rok, zanim rekruter o to zapyta; ten sam sposób polecam przy kilku krótkich umowach w artykule o częstych zmianach pracy w CV. Kilka kolejnych zastępstw w jednej firmie połącz w jeden wpis z datami od pierwszego do ostatniego dnia.

Opis zakresu ułóż tak samo jak przy stałej pracy: czasowniki, liczby, efekty, a nie „zastępowałam koleżankę”. Jak opisać każde stanowisko, pokazuję w artykule o doświadczeniu zawodowym w CV. Jeśli zastępstwo jeszcze trwa, zapisz je jako obecną pracę z datą lub zdarzeniem końca, według wskazówek z tekstu o obecnej pracy w CV. Na rozmowie powiedz wprost, kogo i jak długo zastępowałeś i co z tego okresu wnosisz do nowej pracy; powód końca umowy zamyka wtedy jedno zdanie.

Przykłady przed i po

Wypowiedzenie z nieaktualnym okresem. Przed: „Wypowiadam umowę na zastępstwo z zachowaniem 3-dniowego okresu wypowiedzenia”. Po: „Wypowiadam umowę o pracę na czas określony zawartą 2 marca 2026 r. w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, który upływa 30 listopada 2026 r.”.

Zastępstwo w CV. Przed: „Księgowa, 03.2025 - 02.2026”. Po: „Księgowa | Biuro rachunkowe, 6 osób | 03.2025 - 02.2026 (umowa na zastępstwo). Prowadziłam KPiR i rozliczenia VAT dla 25 klientów, zamykałam miesiąc do 15. dnia następnego miesiąca”.

Pytanie rekrutera o koniec pracy. Przed: „Wróciła pani, którą zastępowałam, więc mnie zwolnili”. Po: „Pracowałam na zastępstwo za księgową na urlopie rodzicielskim. Wróciła w lutym, więc umowa się zakończyła. Przez ten rok przejęłam rozliczenia 25 klientów i szukam stałej pracy w księgowości”.

Najczęstsze pytania

Ile może trwać umowa na zastępstwo?

Tyle, ile trwa nieobecność zastępowanej osoby, albo krócej, jeśli tak ustalicie. Limit 33 miesięcy i trzech umów jej nie dotyczy (art. 25¹ § 4 pkt 1), więc przy długim urlopie rodzicielskim i wychowawczym zastępstwo może trwać kilka lat, także na podstawie kilku kolejnych umów.

Czy pracodawca musi uprzedzić, że zastępowana osoba wraca?

Przepisy nie przewidują takiego uprzedzenia: umowa z formułą „do powrotu” rozwiązuje się wraz z powrotem zastępowanej osoby, a nie przez wypowiedzenie, więc nie ma okresu wypowiedzenia. Dlatego co kilka miesięcy pytaj przełożonego o planowany termin powrotu i zacznij szukać pracy z wyprzedzeniem.

Czy na zastępstwie przysługują dni wolne na szukanie pracy?

Tylko gdy umowę wypowiedział pracodawca, a okres wypowiedzenia wynosi co najmniej 2 tygodnie (art. 37 § 1). Gdy umowa kończy się z powodu powrotu zastępowanej osoby, nie ma wypowiedzenia, więc nie ma też tego zwolnienia. Zasady opisuję w artykule o dniach wolnych na szukanie pracy.

Czy umowę na zastępstwo można wypowiedzieć przed powrotem zastępowanej osoby?

Tak, każda ze stron może rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem (art. 32 § 1), z okresem z art. 36 § 1. Strony mogą też rozwiązać ją w dowolnym dniu na mocy porozumienia stron (art. 30 § 1 pkt 1).

Zasady wszystkich umów terminowych, z limitem 33 miesięcy i przedłużeniem aneksem, opisuję w tekście o umowie na czas określony. Jeśli wracasz do pracy po własnym urlopie rodzicielskim, przeczytaj artykuł o CV po urlopie macierzyńskim.

Zmiana pracy to dobry moment na nowe CV. Po rozmowie o Twoim doświadczeniu, także z zastępstw, przygotuję plan dokumentu do zatwierdzenia przed pisaniem, a gotowe CV dostaniesz w 24-48 h od kompletu informacji, z poprawkami w cenie. Pakiet START to CV za 169 zł, a pakiet APLIKACJA (229 zł) dodaje list motywacyjny dopasowany do ogłoszenia; zobacz pakiety.