Świadectwo pracy: kiedy pracodawca musi je wydać, co zawiera i jak poprosić o sprostowanie

22 października 2026 · Piotr Nowak · 10 min czytania

Świadectwo pracy pracodawca wydaje w dniu, w którym kończy się Twoja umowa o pracę, i nie może uzależniać tego od rozliczenia się z firmą, na przykład od zwrotu laptopa (art. 97 § 1 i § 1³ Kodeksu pracy). Jeśli z przyczyn obiektywnych wręczenie świadectwa w tym dniu nie jest możliwe, pracodawca w ciągu kolejnych 7 dni wysyła je pocztą albo doręcza w inny sposób.

Znajdziesz tu listę informacji, które musi zawierać świadectwo, opis wzoru z rozporządzenia, terminy sprostowania z gotowym wnioskiem, kroki na wypadek, gdy pracodawca świadectwa nie wydaje, i wyjaśnienie, po co świadectwo nowemu pracodawcy. Opisuję przepisy obowiązujące w październiku 2026 r.; to informacja ogólna, a w swojej sprawie możesz dopytać kadry albo Państwową Inspekcję Pracy.

Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy

Termin wynika z art. 97 Kodeksu pracy i zależy od tego, czy zostajesz u tego samego pracodawcy:

• Odchodzisz z firmy. Świadectwo dostajesz w dniu ustania stosunku pracy. Gdy z przyczyn obiektywnych nie da się go wręczyć Tobie ani osobie przez Ciebie upoważnionej, pracodawca w ciągu 7 dni od tego dnia wysyła je przez operatora pocztowego albo doręcza w inny sposób (art. 97 § 1).
• Kolejna umowa z tym samym pracodawcą w ciągu 7 dni. Świadectwo dostajesz wtedy tylko na swój wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek możesz złożyć w każdym czasie, a pracodawca ma 7 dni na wydanie świadectwa (art. 97 § 1¹ i § 1²).

Przykład: umowa kończy się w piątek 30 października 2026 r. Tego dnia powinieneś dostać świadectwo do ręki. Jeśli nie ma Cię w firmie i nikt nie odbiera go za Ciebie, pracodawca wysyła je najpóźniej 6 listopada. Osobę, która odbierze świadectwo w Twoim imieniu, możesz upoważnić na papierze albo elektronicznie (§ 3 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Przepisy nie określają, jak potwierdzić odbiór. W praktyce pracodawca prosi o podpis i datę na kopii, która trafia do części C Twoich akt osobowych, bo tam rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej umieszcza kopię wydanego świadectwa. Datę odbioru zapisz też u siebie: od niej liczysz 14 dni na wniosek o sprostowanie.

Co zawiera świadectwo pracy

Art. 97 § 2 Kodeksu pracy wymaga informacji o okresie i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach, trybie rozwiązania albo okolicznościach wygaśnięcia stosunku pracy oraz innych danych potrzebnych do ustalenia Twoich uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Szczegółową listę podaje § 2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Świadectwo zawiera:

• Zatrudnienie: okresy zatrudnienia, wymiar czasu pracy, rodzaj pracy albo stanowiska, a przy pracy przez agencję pracy tymczasowej także pracodawców użytkowników i okresy pracy na ich rzecz.
• Koniec umowy: tryb i podstawę prawną rozwiązania albo wygaśnięcia, przy wypowiedzeniu także stronę, która go dokonała, oraz okres, za który należy Ci się odszkodowanie przy skróconym wypowiedzeniu (art. 36¹ § 1).
• Rok odejścia: urlop wypoczynkowy przysługujący i wykorzystany, w tym na żądanie, urlop opiekuńczy, dni zwolnienia z powodu siły wyższej (art. 148¹) i na opiekę nad dzieckiem (art. 188), liczbę dni pracy zdalnej okazjonalnej (art. 67³³) oraz dni, za które dostałeś wynagrodzenie chorobowe (art. 92).
• Cały okres zatrudnienia: urlop bezpłatny, ojcowski, rodzicielski i wychowawczy, okresy ochrony przy obniżonym wymiarze czasu pracy (art. 186⁸ § 1 pkt 2), służbę wojskową, pracę w szczególnych warunkach i okresy nieskładkowe.
• Informacje dodatkowe: wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia przez komornika i należności, których pracodawca nie wypłacił z braku środków.

Na Twoje żądanie świadectwo podaje też wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje (art. 97 § 2). Oceny Twojej pracy w nim nie ma: opinię o tym, jak pracowałeś, daje list referencyjny, o którym piszę w artykule o referencjach w CV. Pracownikom zatrudnionym po 31 grudnia 2018 r. pracodawca wydaje razem ze świadectwem informację o tym, jak długo przechowuje Twoją dokumentację i do kiedy możesz ją odebrać (art. 94⁶). Zachowaj oba dokumenty razem.

Świadectwo pracy: wzór i jak go sprawdzić

Pomocniczy wzór świadectwa pracy jest załącznikiem do rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1016). Kodeks pracy nazywa go pomocniczym (art. 97 § 4), więc liczy się kompletna treść, a nie identyczny wygląd druku. Wzór ma osiem punktów, od okresów zatrudnienia po informacje uzupełniające, a pod podpisem pouczenie o sprostowaniu.

Po odbiorze sprawdź pięć rzeczy:

1. Daty początku i końca każdej umowy oraz wymiar etatu.
2. Nazwy stanowisk, zwłaszcza po awansie w trakcie zatrudnienia.
3. Tryb rozwiązania. Gdy umowa skończyła się z przyczyn niedotyczących pracownika, na przykład przy likwidacji stanowiska pracy, objaśnienia do wzoru każą wskazać art. 1 albo art. 10 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników. Ten zapis ma znaczenie m.in. przy zasiłku dla bezrobotnych po wypowiedzeniu i porozumieniu stron.
4. Liczbę dni urlopu wykorzystanego w roku odejścia.
5. Pouczenie o 14 dniach na sprostowanie.

Po co świadectwo pracy w nowej pracy

Nowy pracodawca nie dostaje Twoich akt, więc roczne limity ustala na podstawie świadectwa. Kadry odczytają z niego:

• ile urlopu wykorzystałeś u poprzedniego pracodawcy, bo w roku zmiany pracy urlop liczy się proporcjonalnie u obu pracodawców (art. 155¹); zasady opisuje artykuł o urlopie przy zmianie pracy;
• ile dni urlopu na żądanie już wziąłeś, bo limit 4 dni w roku obejmuje wszystkich pracodawców łącznie (art. 167³);
• ile dni wynagrodzenia chorobowego dostałeś, bo pracodawca płaci je łącznie do 33 dni w roku (14 dni od roku następującego po tym, w którym skończyłeś 50 lat), a za dalsze dni przysługuje zasiłek chorobowy (art. 92);
• jaki masz staż do wymiaru urlopu, bo okresy poprzedniego zatrudnienia wlicza się bez względu na przerwy i sposób ich zakończenia (art. 154¹).

Świadectwo nie przenosi okresu wypowiedzenia. Jego długość zależy od stażu u danego pracodawcy (art. 36 § 1), więc u nowego liczysz go od początku, chyba że zmiana pracodawcy nastąpiła przez przejęcie zakładu pracy (art. 36 § 1¹). Od 2026 r. (u pracodawców spoza sektora finansów publicznych od 1 maja) do tego stażu wlicza się też zlecenie wykonywane wcześniej dla tego samego pracodawcy, jeśli podlegałeś wtedy ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo okres udokumentujesz; zasady opisuję w artykule o tym, jak umowa zlecenie wpływa na staż pracy.

Do CV świadectw nie dołączasz. Daty i nazwy stanowisk przepisz ze świadectwa, a opis ułóż według artykułu o doświadczeniu zawodowym w CV. Pracodawca może poprosić o udokumentowanie przebiegu zatrudnienia (art. 22¹ § 5), zwykle przy podpisaniu umowy, ale od 24 grudnia 2025 r. nie może żądać informacji o Twoim wynagrodzeniu w obecnej i poprzednich pracach (art. 22¹ § 1 pkt 6). Kopie dokumentów częściej wymagają urzędy; kiedy oczekują podania zamiast listu, wyjaśniam w tekście o podaniu o pracę i liście motywacyjnym.

Sprostowanie świadectwa pracy: terminy

Błąd w świadectwie poprawia pracodawca, ale tylko na Twój wniosek i w krótkich terminach (art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy, § 7 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy):

1. 14 dni od otrzymania świadectwa masz na wniosek do pracodawcy o sprostowanie.
2. 7 dni od otrzymania wniosku ma pracodawca: wydaje nowe świadectwo albo zawiadamia Cię o odmowie, na papierze lub elektronicznie.
3. 14 dni od zawiadomienia o odmowie masz na żądanie sprostowania w sądzie pracy.
4. Brak odpowiedzi: jeśli pracodawca nie zawiadomi Cię o odmowie, żądanie sprostowania kierujesz do sądu pracy.

Przykład: odbierasz świadectwo w piątek 30 października 2026 r., więc wniosek o sprostowanie musi dotrzeć do pracodawcy najpóźniej w piątek 13 listopada. Jeśli pracodawca dostanie go w czwartek 5 listopada, odpowiada do czwartku 12 listopada. Odmowę doręczoną 12 listopada możesz zaskarżyć do sądu pracy do czwartku 26 listopada. Dnia odbioru nie wliczasz, liczysz od następnego.

Jeśli termin minął bez Twojej winy, na przykład przez pobyt w szpitalu, możesz wnieść do sądu pracy wniosek o przywrócenie terminu w ciągu 7 dni od ustania przyczyny (art. 265). Gdy sąd uwzględni żądanie sprostowania, pracodawca wydaje nowe świadectwo w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się wyroku, a poprzednie usuwa z akt i niszczy (§ 7 ust. 2 i 5 rozporządzenia).

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy: wzór

Wniosek nie ma urzędowego wzoru. Napisz w nim, który punkt jest błędny, jak powinien brzmieć i na jakiej podstawie, a jako dowód wskaż dokument, na przykład aneks albo porozumienie zmieniające.

Złóż wniosek tak, żeby dotarł do pracodawcy przed upływem 14 dni i żebyś miał dowód daty: osobiście z kopią podpisaną przez kadry albo mailem z prośbą o potwierdzenie odbioru.

Gdy pracodawca nie wydaje świadectwa pracy

Zacznij od pisemnego wezwania z konkretnym terminem i odwołaniem do art. 97 § 1 Kodeksu pracy. Jeśli to nie pomoże, masz trzy drogi:

• Sąd pracy. Możesz żądać zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa (art. 97¹ § 1). Gdy pracodawca nie istnieje albo pozwanie go jest niemożliwe, żądasz ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa (art. 97¹ § 2). Z tymi żądaniami możesz wystąpić przed upływem terminu przedawnienia (art. 97¹ § 3).
• Odszkodowanie. Jeśli przez niewydanie świadectwa w terminie albo wydanie niewłaściwego pozostawałeś bez pracy, należy Ci się odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za ten czas, najwyżej za 6 tygodni (art. 99 § 1 i 2). Wyrok o odszkodowaniu za niewłaściwe świadectwo jest też podstawą do jego zmiany (art. 99 § 4).
• Inspekcja pracy. Niewydanie świadectwa w terminie to wykroczenie zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3), więc sprawę możesz zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy.

Zgubione świadectwo to inna sytuacja: kopię wydaje pracodawca z Twoich akt osobowych, a po likwidacji firmy przechowawca jej dokumentacji. Kroki i wzór wniosku znajdziesz w artykule o tym, jak uzyskać duplikat świadectwa pracy.

Przykłady przed i po

Wniosek o sprostowanie. Przed: „Proszę o poprawienie świadectwa, bo jest źle wypełnione”. Po: „Na podstawie art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy wnoszę o sprostowanie punktu 3 świadectwa pracy wydanego 30 października 2026 r.: od 1 kwietnia 2025 r. zajmowałam stanowisko koordynatora zespołu obsługi klienta, co potwierdza aneks z 24 marca 2025 r.”.

Daty w CV po odejściu z pracy. Przed: „Specjalista ds. obsługi klienta, 2021-2026”. Po: „Koordynator zespołu obsługi klienta, 04.2025-10.2026: zespół 8 osób, ok. 1200 zgłoszeń miesięcznie, czas odpowiedzi skrócony z 2 dni do 6 godzin; specjalista ds. obsługi klienta, 06.2021-03.2025”.

Pytanie rekrutera o tryb odejścia. Przed: „W świadectwie mam porozumienie stron, ale to nie była moja decyzja, szef chciał się mnie pozbyć”. Po: „Umowa skończyła się porozumieniem stron po likwidacji mojego działu w październiku 2026 r. Zespół przeniesiono do innego miasta, a ja zostaję w Katowicach i szukam pracy w obsłudze klientów biznesowych”.

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca może wysłać świadectwo pracy mailem?

Kodeks pracy przewiduje wręczenie świadectwa, a gdy to niemożliwe, wysłanie go pocztą albo doręczenie w inny sposób. W praktyce przyjmuje się, że świadectwo elektroniczne jest ważne, gdy pracodawca podpisze je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bo taka forma jest równoważna pisemnej (art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy). Skan bez takiego podpisu traktuj jak kopię i poproś o oryginał.

Czy przy umowie zlecenia dostanę świadectwo pracy?

Nie. Świadectwo pracy dotyczy stosunku pracy, a zlecenie jest umową z Kodeksu cywilnego. Od 2026 r. okresy zlecenia, w których podlegałeś ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, wliczają się do stażu pracy, a potwierdza je zaświadczenie z ZUS.

Czy pracodawca może zatrzymać świadectwo, dopóki nie oddam sprzętu?

Nie. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 1³ Kodeksu pracy). Zwrot laptopa czy rozliczenie zaliczki to osobna sprawa między Tobą a pracodawcą.

Czy w świadectwie pracy jest informacja o zarobkach?

Tylko na Twoje żądanie: wtedy świadectwo podaje wysokość i składniki wynagrodzenia (art. 97 § 2 Kodeksu pracy). Bez takiego żądania tych informacji w świadectwie nie ma.

Jeśli równolegle szukasz pracy, przeczytaj, jak wpisać w CV obecną pracę i okres wypowiedzenia, a przed rozmową przygotuj odpowiedź o powodzie odejścia z pracy.

Zmiana pracy to dobry moment na nowe CV, zwłaszcza gdy świadectwo pokazuje kilka stanowisk w jednej firmie. Po rozmowie o Twoim doświadczeniu przygotuję plan dokumentu do zatwierdzenia przed pisaniem, a gotowe CV dostaniesz w 24-48 h od kompletu informacji, od 169 zł; zobacz pakiety.